スプレッドシートのAI関数の使い方|GoogleとExcelの違いを整理

Googleスプレッドシートには、セルに数式のように書くだけで文章生成や要約ができるAI関数が搭載されている
Excel側では自然言語で指示できる関数が提供されていたが、提供元の方針として別のAI機能への一本化が進められている
拡張機能を追加すれば、Googleスプレッドシート上でより細かい分類・表形式生成に対応したAI関数も使えるようになる
いずれの方式でも、参照範囲の指定と出力結果の確認が使いこなしの鍵になる
利用できるプランや対応言語は環境によって差があるため、導入前にチェックしておくと安心

スプレッドシートのAI関数とは

スプレッドシートの「AI関数」とは、通常のSUMやVLOOKUPのような関数と同じ感覚で、セルに数式を入力するだけで文章の生成・要約・分類といった処理をAIに任せられる機能のことを指す。これまではAIに文章を作ってもらう場合、チャット画面を別途開いて質問を打ち込み、出てきた回答をコピーしてシートに貼り直すという手間が必要だった。

AI関数の最大のメリットは、シートのデータをそのままAIに読み込ませて処理できる点にある。隣の列に結果が自動で入るため、表計算の延長としてAIを活用できるようになった。

対応の方向性は提供元によって異なり、スプレッドシート本体に標準搭載される形と、拡張機能(アドオン)として追加する形の大きく2パターンがある。それぞれの特徴を押さえておくと、自分の使い方に合った選び方ができる。

Googleスプレッドシートに搭載されたAI関数

Googleスプレッドシートでは、生成AIの技術を組み込んだ関数が導入されており、セルに AI関数 を入力して処理を指示する形になっている。基本的な書式は、関数の中にプロンプト(指示文)を書き、必要に応じて参照したいセル範囲を後ろに続ける形だ。

たとえば「この商品説明を短いキャッチコピーにして」という指示とともに、商品説明が入ったセルを範囲指定すると、そのセルの内容を踏まえたコピーが自動で生成される。

主な使い道

長文の要約
文章の翻訳・言い換え
レビューや問い合わせ内容の感情分析・分類
顧客ごとに内容を変えた個別メール文面の自動生成

参照できるセル範囲には上限があり、目安として最大200セル程度とされている。また、連続していない複数の範囲を同時に参照することも可能になっており、たとえば「名前」と「購入履歴」のように離れた列をまとめて読み込ませて文章を作る、といった使い方もできる。

日本語での指示については、当初は英語でのプロンプトが推奨される場面があったが、対応言語は順次拡大されており、日本語環境でも利用しやすくなってきている。

利用できる条件

この関数を使うには、組織やアカウントのプランによって利用可否が分かれる点に注意したい。目安としてビジネス向けの上位プラン、またはAI機能を含む個人向け上位プランが対象になるとされている。加えて、管理者側で「スマート機能」に関する設定がオンになっている必要がある場合もあるため、会社や学校のアカウントで使えない場合は管理者に確認するとよい。

利用できるプランや仕様は見直しが入りやすい分野のため、使い始める前に自分の環境で実際に関数が動くか試してみるのが確実だ。

Excel側のAI関数の動き

表計算ソフトのもう一方の代表であるExcelでも、自然言語の指示でセルの内容を処理できる専用関数が用意されていた時期がある。文章の中にプロンプトを書き込み、参照したいセルを引数として渡すことで、要約や分類、文章生成などをシート上で行えるという内容だ。

この関数は、引数として渡したデータしか参照できない仕組みになっており、機密情報として扱われているファイルでは計算できない制限もあった。シート全体を無制限に読み込むわけではない点は安心材料といえる。

ただし、提供元の方針として、この専用関数は段階的に提供が終了する方向で案内されている。代わりに、Excel内のチャット形式のAIアシスタント機能に窓口を一本化し、同様の作業をそちらで行うよう促す流れになっている。すでにこの関数を使って作った表やシートがある場合は、将来的に別の方法へ切り替える必要が出てくる可能性がある。

今後Excelで同様の処理をしたい場合は、関数形式ではなくチャット形式のAI機能を使うか、後述する拡張機能を検討するのが現実的な選択になりそうだ。

拡張機能で使えるAI関数という選択肢

スプレッドシート本体の標準機能とは別に、拡張機能(アドオン)を追加することで使えるAI関数も存在する。代表的なものでは、スプレッドシートに追加インストールする形のアドオンがあり、AI側のAPIキーを自分で設定して接続する仕組みになっている。

こうしたアドオンでは、単純な文章生成だけでなく、リストを作る関数や表形式でまとめて出力する関数、分類に特化した関数、要約専用の関数、見本の例をもとにデータを補完する関数など、用途別に細かく分かれているのが特徴だ。

向いている使い方

大量の自由記述アンケートをカテゴリ別に自動で振り分けたい
いくつかの入力例を見せて、同じパターンで残りのデータを埋めたい
一覧データを見やすい表形式に整えて出力したい

拡張機能の多くは無料で試せる範囲が用意されている一方、処理量が増えるとAI側の利用料が発生する従量課金の形になっていることが多い。最初は利用上限を低めに設定し、様子を見ながら使う範囲を広げていくのが安全な進め方だ。

3つの方式を比べてみる

ここまで紹介した3つの方向性を、特徴ごとに整理すると選びやすくなる。

方式	特徴	向いている人
Googleスプレッドシート標準のAI関数	追加インストール不要、プラン条件あり	まずシンプルに試したい人
Excelのチャット形式AI機能	専用関数は縮小方向、対話形式が中心に	普段からExcelを使っている人
拡張機能のAI関数	用途別の関数が豊富、設定と従量課金が必要	分類・表生成など細かい処理をしたい人

まずは標準搭載のAI関数を触ってみて、物足りなさを感じたら拡張機能を検討する、という順番が無理なく始めやすい。

使うときに意識しておきたいポイント

AI関数は便利な一方で、いくつか気をつけておきたい点もある。

出力結果はその都度確認する

生成された文章や分類結果が、必ずしも意図どおりになるとは限らない。特に数字や固有名詞を含む内容は、そのまま使う前に目で確認する習慣をつけておくと安心だ。

参照範囲を絞る

関数に渡すセル範囲が広すぎると、処理が重くなったり、意図しないデータまで読み込まれてしまうことがある。必要な列だけを指定するなど、範囲を絞って使うと結果も安定しやすい。

機密情報の扱いに注意する

機密として扱われているファイルでは、そもそもAI関数自体が動かない設定になっている場合がある。これは安全のための制限なので、業務で使う前に自分の環境でどこまで使えるか確認しておくとよい。

料金面もチェックしておく

標準搭載のAI関数は利用プランに含まれている形が多いが、拡張機能タイプはAIの処理量に応じた課金が発生することがある。使う前に料金の仕組みをひと通り確認しておくと、想定外の費用を避けやすい。

まとめ

スプレッドシートのAI関数は、数式を書くのと同じ感覚で要約・翻訳・分類・文章生成をシート上で完結させられる機能だ。Googleスプレッドシートでは標準搭載の関数が用意されており、プロンプトと参照範囲を指定するだけで手軽に試せる。Excel側は専用関数からチャット形式のAIアシスタントへと窓口が移りつつあり、拡張機能を使えばより細かい用途別の関数を追加することもできる。自分が普段使っているソフトと、やりたい処理の細かさに合わせて、まずは手元の環境で小さく試してみるのがおすすめだ。なお、各機能の対応プランや提供状況は提供元の方針として見直しが入りやすい分野のため、実際に使う際は自分のアカウントでの表示を確認してほしい(確認日:2026年10月時点)。